La dématérialisation, la transformation digitale, deux notions souvent interchangées dans un contexte du numérique qui pourtant ne se valent pas toujours. Les entreprises qui souhaitent se lancer dans l’amélioration de leur organisation par les nouvelles technologies se doivent ainsi de commencer par maîtriser ces deux notions qui ne sont pas tout à fait équivalentes malgré de nombreux recoupements.
La dématérialisation ou la numérisation des documents
La dématérialisation c’est avant tout le processus mis en place pour transformer les documents au format papier en leur équivalent numérique. C’est la qualification utilisée également pour nommer le fait de transformer les fichiers audio et les photographies pour les convertir en version numérique.
Dans tous les cas de figure, cette action devenue courante au sein des entreprises a pour finalité d’améliorer la disponibilité et l’accessibilité des documents autrefois au format papier ou autre. Scanner un document pour le convertir en fichier PDF de façon à pouvoir les utiliser ou les analyser sur ordinateur, c’est devenir un acteur de la dématérialisation.
Numériser un document tel qu’une fiche de paie, un contrat de travail, une facture… offre l’avantage de pouvoir les conserver dans la durée sans risque d’altérer leur contenu. Les documents numériques sont en effet à l’abri des aléas liés au temps, à l’humidité, aux intempéries et aux bestioles comme le cafard et les termites. Les employés de mairie, les bibliothécaires, les archivistes comprennent aisément le danger que l’on puisse ressentir à la présence d’infiltration d’eau et des rongeurs.
Par conséquent, plus tard vous passez à la dématérialisation, plus difficile sera le travail qui attend le responsable qui s’occupera de produire la version numérique de bonne qualité.
La transformation digitale, c’est quoi exactement ?
La transformation digitale signifie pour sa part les actions visant à révolutionner toute pratique entrepreneuriale et organisationnelle de façon à abandonner les méthodes classiques pour basculer au tout digital. C’est une décision pas facile à prendre au sein d’une entreprise ayant plusieurs années d’existence. Certains collaborateurs peuvent en effet considérer cela non comme une révolution culturelle, mais plutôt une menace à la pérennité de leur emploi. Certains postes peuvent en effet amener à disparaître à la suite de l’adoption de la transformation digitale.
La direction et les actionnaires y voient par contre une réelle opportunité de croissance grâce aux multiples avantages pouvant en résulter. Parmi ces avantages, nous pouvons citer la réduction de masse salariale liée à la suppression de certains postes, l’amélioration de l’organisation dans son ensemble, la rapidité de traitement des demandes ainsi que les bénéfices écologiques inhérents à l’adoption du zéro papier. À noter par ailleurs que certains postes peuvent être également créés. Et c’est souvent des postes aux gros salaires à l’instar d’informaticiens et de développeurs informatiques.
La transformation digitale doit ainsi s’accompagner en amont des formations visant à préparer toutes les équipes. À l’issue des formations, les employés visés par la suppression des postes pourront venir consolider les rangs de postes à créer. Au lieu d’appréhender le changement comme un danger, ils y verront une chance d’enrichissement de compétences, voire d’évolution des carrières. Une action qui aurait pu créer une scission au sein de l’entreprise devient ainsi un moyen efficace pour fidéliser les employés.
Dématérialisation, premier pas vers la transformation digitale
La transformation digitale n’aura en effet pas lieu sans passer par la dématérialisation. Si vous souhaitez faire les choses dans les règles de l’art, prendre le temps de familiariser vos collaborateurs à la dématérialisation est une sage décision bénéfique pour tout le monde. Vous rencontrerez par la suite moins de résistance interne lorsque vous décidez de passer à la vitesse supérieure.
La crise sanitaire de COVID 19 nous a fait comprendre combien il est urgent de passer à la transformation digitale. En effet, seules les entreprises digitalisées avaient l’avantage de résilience à cette crise qui avait mis un coup d’arrêt à la production et à l’économie mondiale. Pas plus longtemps qu’il y a quelques mois, la Chine a décidé de reconfiner totalement une partie de son territoire pendant plusieurs semaines. Plusieurs entrepreneurs étrangers opérant des activités nécessitant des déplacements et des rencontres physiques ont dû fermer boutique et partir. Certains de ces expatriés en gardent des traumatismes. D’autres ont immédiatement repensé l’ensemble de leur organisation de travail interne de façon à tendre vers la transformation digitale, du moins pour leurs activités pouvant être digitalisées.