Une grande quantité de documents est stockée dans les administrations. A un moment donné, cette pile de dossiers devient incommodante et particulièrement difficile à gérer. Ce qu’il faut faire dans ce cas est de désarchiver ses bureaux. Le désarchivage est une démarche qui consiste à détruire les documents devenus obsolètes et encombrants. C’est une opération de laquelle découle de nombreux avantages.
Qui est concerné par le désarchivage ?
Si vous avez une société et que vous produisez au jour le jour des documents, vous êtes concerné par le désarchivage. Car forcément à un moment donné, vous serez débordé par les dossiers que vous traitez dans le cadre du pilotage de votre activité.
L’élimination des archives papier superflues est un acte auquel les administrations et entreprises doivent accorder de l’importance. Celles-ci empilent parfois une grande quantité de documents, tels que les bons de commande, les registres du personnel, les contrats et les dossiers fiscaux. Il est vrai que la loi exige la conservation d’une partie de ces documents en tenant compte de délais d’archivage. Mais une fois que le temps légal de l’archivage passe, rien n’oblige à poursuivre le stockage des documents concernés. Leur destruction peut se faire. Il faut toutefois veiller à respecter le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD) qui demande de détruire de manière sécurisée toutes les archives qui comportent des données personnelles. Aussi, il interdit de les conserver au-delà de la durée légale.
Avantages du désarchivage
Vous avez eu recours à une variété de boites d’archive pour procéder à l’archivage parfait de vos documents physiques. Le délai de conservation de vos nombreux dossiers archivés est arrivé. Vous pouvez simplement faire du désarchivage, une opération de laquelle découlent de nombreux avantages. Le plus évident est le gain de place dans vos locaux. Ne perdez donc pas de temps pour désarchiver si vous manquez d’espace dans vos salles d’archivage à cause de vos archives. Cette opération permet également d’économiser d’éventuels coûts de stockage.
Si votre entreprise a l’intention d’aller s’installer dans de nouveaux locaux, il serait intéressant d’en profiter pour faire du désarchivage. Le mieux est de procéder à un tri de vos archives, ce qui vous permettra de faire des économies en termes de transport.
Aussi, le fait de désarchiver a un impact positif sur le rendement. Vos collaborateurs apprécieront forcément de voir que de l’espace est libéré dans les locaux. Les conditions de travail seront évidemment améliorées.
Par ailleurs, le désarchivage est une démarche écologique. En effet, le fait de détruire les archives papier obsolètes favorise la préservation de la nature. Sachez que le recyclage de deux tonnes de papiers équivaut à 34 arbres sauvés.
Qu’en est-il des documents numérisés ?
Il est bon de noter que le désarchivage ne concerne pas seulement les documents papiers. L’opération peut aussi être menée pour éliminer les dossiers numérisés qui ne servent plus à rien. Mais le préalable est de vous assurer que vous pouvez bel et bien les détruire. Pour cela, tenez compte du délai d’archivage du type de dossier concerné.
La destruction des documents numérisés semble ne pas être une opération difficile à réaliser. Toutefois, la réalité est que la simple suppression de fichiers, comme on le fait habituellement en informatique, ne suffit pas. Car les documents, qu’on croit supprimés, peuvent être restaurés par une tierce personne. Il importe donc de faire très attention, surtout lorsque la destruction vise des documents numérisés qui comportent des informations sensibles ultra confidentielles. Pour ne prendre aucun risque, il est mieux de faire appel à un spécialiste du désarchivage. Il est possible que les disques durs sur lesquels sont stockés les données soient purement et simplement broyés par des outils adaptés afin d’avoir l’assurance de la destruction complète des documents dématérialisés.
Comment effectuer le désarchivage de vos locaux ?
Pour désarchiver parfaitement vos bureaux, la meilleure option est de faire appel à une société spécialisée dans la destruction d’archives. Ainsi, ce sont des professionnels qui s’occuperont de l’opération, des spécialistes du désarchivage au parfum des choses à respecter pour réaliser un travail de qualité.
Avec une société spécialisée dans la destruction des documents obsolètes, il sera d’abord question de définir la quantité de dossiers à détruire. Cette étape doit se faire en compagnie d’un des conseillers de la structure de désarchivage. Ensuite, un rendez-vous est fixé pour la phase pratique. L’entreprise de désarchivage viendra dans vos locaux avec des camions broyeurs. Tous les documents d’archives obsolètes se retrouveront dans des conteneurs et leur destruction se fera sous votre surveillance, sur votre site de préférence. Un certificat de destruction est généralement remis à la fin de l’opération.